Project Management Μέρος Α΄
25 Σεπτεμβρίου 2008 από M@ri@nn@Μέρος Α΄ Τι είναι το Project Management
Ακούγοντας τον όρο “Project Management” κάποιος είναι πολύ πιθανό να εκφράσει δυσανασχέτηση παρά να χαμογελάσει. Παρόλα αυτά, η χρήση δεξιοτήτων και εφαρμογών για την διαχείριση έργων μπορούν να κάνουν την διαφορά και να ξεχωρίσουν ένα εύκολο και επιτυχημένο project από ένα δύσκολο και ανεπιτυχές έργο.
Σήμερα οι πελάτες και οι συνεργάτες αναζητούν συνεχώς ολοκληρωμένες λύσεις, αντί μεμονωμένες προσθήκες εφαρμογών και web εφαρμογών,με αποτέλεσμα να απαιτούνται διαρκώς γνώσεις και δυνατότητες διαχείρισης έργων για καλύτερη υλοποίηση τέτοιων αναγκών.
Σκοπός του άρθρου είναι να γίνει μια αναφορά για το τι είναι το project management και τι δεν είναι, να γίνει μια εισαγωγή στα βασικά ενός κύκλου ενός project (project lifecycle).Τι είναι το Project Management;
Σύμφωνα με το Ινστιτούτο του Project Management, project management είναι “… η εφαρμογή των γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών σε διάφορα project με σκοπό να φτάσουμε στα επιθυμητά αποτελέσματα του εκάστοτε έργου. .”(PMBOK Guide, 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Pennsylvania, 2004.)
Ένας λίγο πιο λιτός όρος θα μπορούσε να είναι… το τι χρειάζεται να γίνει προκειμένου το έργο να ολοκληρωθεί στην ώρα του, εντός προϋπολογισμού, εντός χρονοδιαγράμματος και ποιοτικά.
Το Project Management δεν είναι απλά ένας τρόπος οργάνωσης των αρμοδιοτήτων και των ενεργειών που πρέπει να γίνουν, αυτά γίνονται πιο απλά με την χρήση μιας λίστας “to-do-list” ή ενός PDA, πάντα θα απαιτείται η χρήση μεθόδων και εφαρμογών Project Management.
Κύκλος ζωής ενός Project
Ο κύκλος ζωής ενός project είναι σχετικά απλός.
Α. Πρώτα ξεκινάμε με την Έναρξη του έργου (Initiation), όπου και γίνονται όλες οι επαφές με τον πελάτη και τους συνεργάτες, η καταγραφή απαιτήσεων έργου, σύνταξη τεχνικών και οικονομικών προσφορών και τέλος αποδοχή η απόρριψη προσφοράς έργου.
Το δεύτερο στάδιο περιλαμβάνει τον πυρήνα του Project Management, όπου και υπάρχουν οι παρακάτω αρμοδιότητες.
Β. Προγραμματισμός (Planning): Στο σημείο αυτό και εφόσον έχει γίνει η ανάλυση των απαιτήσεων, γίνετε ο προγραμματισμός για το τι χρειάζεται για να έρθει το έργο εις πέρας. Γίνετε ο προγραμματισμός των σταδίων εξέλιξης, βάση των διαθέσιμων πόρων και τον χρονοδιαγραμμάτων που έχουν τεθεί από το πρώτο στάδιο κιόλας.
Β1. Έλεγχος (Controlling): Παρακολούθηση του έργου έτσι ώστε και να γίνονται όλα βάση των τεχνικών αναλύσεων αλλά και εντός των χρονοδιαγραμμάτων.
Β2. Εκτέλεση (Executing): Παραγωγή, μόνο αυτή η λέξη θα μπορούσε να περιγράψει το στάδιο αυτό μιας και πλέον γίνετε η υλοποίηση του έργου βάση όλων των προαναφερθέντων σταδίων.
Β3. Και στο τελικό στάδιο έχουμε πλέον το Κλείσιμο του Έργου (Closing): Στο στάδιο αυτό γίνετε όλος ο έλεγχος του έργου έτσι ώστε να υπάρχει πλήρης βεβαίωση ότι έχει ολοκληρωθεί σωστά, σύμφωνα με τις προδιαγραφές και ότι η λειτουργία του είναι άρτια. Πολλές φορές στο στάδιο αυτό έχουμε φάσεις όπως
1.Developing & Functional Testing,
2.User-Client Acceptance Tests, για καλύτερους και ποιοτικότερους ελέγχους.
Παρακάτω θα βρείτε τον κύκλο ζωής ενός Project σε σχεδιάγραμμα.
Από την στιγμή που ο περισσότερος χρόνος αλλά και δουλειά χρειάζεται στα στάδια Εκτέλεσης και Ελέγχου, πολλοί τους θεωρούν σαν τα πιο σημαντικά. Είναι αλήθεια ότι στα στάδια αυτά χρειάζεται να αφοσιώσει ο Project Manager τον περισσότερο χρόνο, μιας και η οργάνωση και η εποπτεία είναι σημαντικά κομμάτια, αλλά όχι και τα πιο σημαντικά.
Τα σημαντικότερα στάδια είναι τις
Α. Έναρξης το Έργου,
Β. του Προγραμματισμού,
Γ. και το στάδιο Κλεισίματος του Έργου.
Εφόσον τα τρία αυτά σταδία σχεδιαστούν και πραγματοποιηθούν σωστά τότε είμαστε πολλοί κοντά στην ολοκλήρωση ενός πετυχημένου έργου.
Που είναι η δυσκολίες στην διαχείριση ενός έργου;
Κοιτάζοντας απλά τον κύκλο ζωής ενός έργου, όλα φαίνονται σαν κοινή λογική. Παρόλα αυτά, γιατί τόσα πολλά έργα ταλαιπωρούνται από καθυστερήσεις, βγαίνουν εκτός προϋπολογισμού, και τελικά δεν παραδίδουν τα επιθυμητά χαρακτηριστικά και την απαιτούμενη ποιότητα; Η αλήθεια είναι ότι δίνοντας σημασία στα προαναφερθέντα στάδια δεν είναι κάτι δύσκολο, και δεν χρειάζεται πολύς χρόνος για να γίνει. Παρόλα αυτά, δυστυχώς, υπάρχουν δυο παράμετροι στους οποίους και δεν δίνετε κατά την διάρκεια του Project Management η απαραίτητη σημασία.
Η πρώτη παράμετρος είναι “η πραγματική δουλειά” η οποία και μπορεί να αποπροσανατολίσει το Project Management, είτε έχει να κάνει με web design, είτε με προγραμματισμό, η άλλη web αρμοδιότητα. Η πραγματικότητα δυστυχώς είναι ότι χωρίς το σωστό Project Management “η πραγματική δουλειά” μπορεί να “σπαταληθεί ” άσκοπα αν γίνει κάτι developed το οποίο και ειναι όμορφο αλλα όχι λειτουργικό. Ομοίως θα υπαρχει το ίδιο πρόβλημα αν υλοποιηθεί κάτι λειτουργικό αλλα όχι όμορφο, δηλαδή user friendly και εικαστικά.
Η δεύτερη παράμετρος είναι ότι το Project Management απαιτεί πολύ χρόνο. Απαιτείται να υπάρχει απόλυτη ισορροπία και αρμονία στο τι πρέπει να κάνει ένας Project Manager και στο τι χρειάζεται.
Στο επόμενο μέρος θα αναπτυχθούν τα εργαλεία εκείνα που μπορούν να βοηθήσουν καταλυτικά στην οργάνωση και υλοποίηση ενός πετυχημένου Project.
<
