Project Management Μέρος B΄
7 Νοέμβριου 2008 από M@ri@nn@Βασικά εργαλεία για ένα επιτυχημένο Project Management.
Όπως και έχει προαναφερθεί, το να είσαι ένας επιτυχημένος Project Manager δεν είναι δύσκολο, αρκεί να χειρίζεσαι τα σωστά εργαλεία με τον σωστό τρόπο. Παρα
κάτω θα παρουσιαστούν μια σειρά από εργαλεία που μπορούν να κάνουν την δουλειά του κάθε project manager πιο εύκολη.
Κάθε εργαλείο έχει τα προτερήματα του και τα μειονεκτήματα του. Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζει κάποιος τα προτερήματα του κάθε εργαλείου για να μπορεί να το χρησιμοποίει αναλόγως.
1.Initiation Document
Το ποιο σημαντικό εργαλείο για το στάδιο Έναρξης (Initiation) είναι και πολύ απλό: Είναι το Initiation Document του project που περιγράφει περιληπτικά τα χαρακτηριστικά και τις ιδιαιτερότητες του project.
Το έγγραφο αυτό ουσιαστικά θα μπορούσε να αποτελέσει συμπλήρωμα της σύμβασης που υπογράφετε με τον πελάτη. Μπορεί να βοηθήσει όλη την ομάδα του project στο να είναι πλήρως ενημερωμένοι για τον σκοπό και τον στόχο του έργου.
Το project initiation έγγραφο θα πρέπει να περικλείει:
· Τον σκοπό του project
· Τον στόχο του project (Τα κύρια παραδοτέα του έργου)
- Απλή περιγραφή της μεθοδολογίας που θα ακολουθηθεί για την διεκπεραίωση του έργου.
Μέσα στο initiation document θα πρέπει να περικλείονται επίσης τόσο οι παράμετροι του έργου και τα αρχικά συμπεράσματα όσο και τα βασικά κριτήρια επιτυχίας. Το έγγραφο θα πρέπει να αποτελείται από το πολύ 2 σελίδες.
Τέλος είναι πολύ σημαντικό το initiation project document να μην συνταχθεί απλά για να διατυπώσει τις αρχικές πληροφορίες του έργου, αλλά να αποτελέσει την βάση για την σύνταξη του blueprint του έργου.
2.Project Plan
Το project plan θα πρέπει να αλλάζει ανάλογα με την φάση στην οποία και βρίσκεται το εκάστοτε έργο.
Αρχικά είναι ένα απλό έγγραφο το οποίο και θα περιγράφει τα :
· Κυριότερα παραδοτέα
· Τα Αλληλένδετα στοιχεία
· Χρονοδιάγραμμα
· Και τα κατάλληλα resources που χρειάζονται για την διεκπεραίωση του έργου.
Βεβαία, στην πορεία του project και αναλόγως την πολυπλοκότητα του μπορεί να απαιτηθεί η χρήση πιο σύνθετων εργαλείων για την καλύτερη οργάνωση τους όπως σχεδιαγράμματα Gantt, όμοιο με αυτά που βρίσκονται στα παρακάτω σχεδιαγράμματα.
Μερικά επιπλέον εργαλεία που θα μπορέσουν να βοηθήσουν ακόμα πιο πολύ στην καλύτερη οργάνωση των project είναι:
α) Οριοθέτηση οροσήμων και όχι task. Είναι πολύ πιο εύκολο να γίνει η παρακολούθηση ενός ορόσημου παρά ενός task. Η παρακολούθηση των οροσήμων δίνουν μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα ως αναφορά την πορεία του έργου.
β) Διαχωρισμός των ορόσημων σε μικρότερα παραδοτέα για καλύτερη παρακολούθηση. Στοχεύσετε στο να έχετε mini-ορόσημα, αρκετά μικρά έτσι ώστε να μπορούν να παραδίδονται κάθε δυο με τρεις μέρες.
και γ) Ανάθεση κάθε ορόσημου ανά άτομο: Ο διαχωρισμός οροσήμων και η ανάθεση τους ανά άτομο κάνει τον διαχωρισμό και την υλοποίηση τους πολύ πιο εύκολη.
Το επόμενο άρθρο θα συνεχιστεί με το Risk Management Plan. Ένα πολύ σημαντικό πλάνο το οποίο μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή λαθών και στον καλύτερο έλεγχο καταστάσεων και περιπτώσεων που δεν έχουν προβλεφθεί.
